社内で“周知”しているか確認を

助成金によっては、制度を「従業員に周知していること」が必要条件になる場合があります。
たとえばキャリアアップ助成金では、正社員転換制度をすべての従業員に知らせていることが求められます。

掲示板への貼り出し、就業規則への明記、書面配布など、
「誰に、どのように伝えたか」を記録として残すこともポイントです。